Te deben 1.800 euros. Entregaste el trabajo hace seis semanas, la factura salió con su número y su fecha, y desde entonces no ha pasado nada: ni el pago, ni una explicación, ni un «perdona, se me había pasado». Y tú tampoco haces nada, porque nadie te ha explicado nunca cómo reclamar una factura impagada sin quedar de pesado y sin perder al cliente.
Así que pasa una de dos cosas. O lo dejas correr otra semana «por no molestar», o un martes a las once de la noche escribes de un tirón un correo seco que suena a amenaza, le das a enviar y a la mañana siguiente te arrepientes. Las dos opciones te salen caras: la primera en dinero, la segunda en cliente.
Reclamar bien no es cuestión de carácter. Es cuestión de tener los textos escritos antes de necesitarlos y de mandarlos en el orden correcto. Para eso te sobra la versión gratuita de ChatGPT, Gemini o Claude: no le vas a pedir nada raro, solo que redacte con la cabeza fría que tú no tienes a las once de la noche.
En esta guía te enseño cómo reclamar una factura impagada con una escalera de siete contactos: del recordatorio cariñoso del día del vencimiento al requerimiento previo a la reclamación formal. Te doy el calendario (qué se manda y en qué día), los ocho prompts completos (las instrucciones que le das a la IA) y, sobre todo, el punto exacto en el que hay que dejar de escribir y llamar a un profesional.
Por qué esto importa más de lo que parece
No va de «ser más duro». Va de tres cosas muy concretas:
- El dinero que no cobras se lo estás financiando tú. Ese trabajo ya lo pagaste: material, horas, gasolina, cuota. Y en muchos casos el IVA de esa factura ya lo has declarado. Cada semana que pasa eres el banco de tu cliente, y gratis.
- Reclamar tarde y de golpe se nota. Un recordatorio el día del vencimiento es rutina administrativa y nadie se ofende. El mismo mensaje a los tres meses ya es un conflicto. Mismo dinero, dos conversaciones completamente distintas.
- Si la cosa acaba mal, solo vale lo que puedas enseñar por escrito. Los mensajes ordenados, con fecha y con los datos de la factura no son burocracia: son tu prueba. Y hay una diferencia enorme entre un correo y un burofax, que te cuento más abajo.
Qué necesitas (spoiler: nada de pago)
Cualquiera de estos tres chats te vale. Yo alterno según el día y ninguno me ha dejado tirado para esto.
ChatGPT
El más conocido y el que mejor entiende cuando le pides «más seco» o «menos formal». El plan gratuito tiene un tope de mensajes, y ese tope cambia cada dos por tres. Para redactar los ocho textos de esta guía vas de sobra; si te corta a mitad, esperas un rato o te pasas a otro.
Gemini
Cómodo si ya vives dentro de Gmail y Drive, porque lo tienes al lado del correo. La versión gratuita también tiene límites de uso y no siempre te da el modelo más potente, pero para un email de reclamación de 150 palabras no vas a notar la diferencia.
Claude
A mi gusto, el que mejor tono escribe en español cuando le pides «firme pero educado», que es justo lo difícil aquí. El plan gratuito también tiene su tope de mensajes y en horas punta se nota, así que escribe los prompts con calma y no lo gastes probando tonterías antes.
Tu carpeta de facturas
Esto no es IA, pero es lo que de verdad marca la diferencia: ten a mano el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, el importe y el concepto. Sin esos cinco datos, la IA te escribirá un texto bonito y vacío.
Si aún pasas los gastos a mano, echa un ojo a las herramientas gratis que tenemos para ordenar ese caos antes de empezar.
La escalera: cómo reclamar una factura impagada sin quemar al cliente
La idea es sencilla. Cada escalón sube un punto el tono y baja un punto la confianza. Nunca te saltes escalones hacia arriba y nunca repitas dos veces el mismo escalón: si mandas tres veces el mismo mensaje amable, le estás enseñando a tu cliente que puede ignorarte sin consecuencias.
Este es el calendario que uso, contando desde la fecha de vencimiento de la factura. No es ningún plazo legal: es un ritmo de trabajo, y lo puedes ajustar a tu sector.
- Día 0 (vence hoy). Recordatorio amable por correo. Que parezca administración, no reclamación.
- Día 15. Segundo aviso por correo, con los datos de la factura desglosados y una propuesta de fecha concreta de pago. Aquí ya preguntas si hay algún problema.
- Día 20. Llamada de teléfono de 90 segundos. Es el escalón que casi todo el mundo se salta y el que más cobra. Después de colgar, confirmas por escrito lo acordado.
- Día 30. Aviso firme por correo, mencionando la ley de morosidad y los intereses de demora. Sin dramatismo y sin citar artículos que no has comprobado.
- Día 35. WhatsApp corto, solo si ya tenías ese canal abierto con esa persona. No sustituye al correo: lo acompaña.
- Día 40. Propuesta de plan de pago fraccionado, si detectas que el problema es real y no es mala fe. Cobrar en cuatro plazos es infinitamente mejor que no cobrar.
- Día 50-60. Requerimiento previo a reclamación formal, enviado por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Aquí termina lo que puedes hacer tú solo.
Antes de escribir el escalón del día 30, unas cuantas cosas que casi todo el mundo cita mal. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad se aplica a las operaciones entre empresas y entre empresas y la Administración, y deja fuera de forma expresa las operaciones en las que interviene un consumidor. Si tu cliente es un particular, esa ley no le aplica, así que ni la menciones.
Cuando sí aplica: si no pactasteis plazo, el que fija la ley son 30 días naturales desde que se reciben las mercancías o se presta el servicio, y por acuerdo entre las partes se puede ampliar sin pasar de 60. Los intereses de demora se devengan de forma automática por el mero incumplimiento del pago, sin necesidad de aviso de vencimiento ni de intimación, siempre que tú hayas cumplido lo tuyo. Y la ley suma a la deuda una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, sin que haga falta pedirla.
El tipo de interés no te lo inventes ni se lo preguntes a la IA. Lo publica el Tesoro en el BOE cada semestre, y sale del tipo del BCE más ocho puntos: para el segundo semestre de 2026 está en el 10,40 % (2,40 % del BCE más ocho). En enero se actualiza, así que compruébalo el día que escribas la carta y no lo copies de ninguna guía, ni de esta.
Y lo más importante, el correo frente al burofax. La deuda no dura eternamente: las acciones personales prescriben a los cinco años (artículo 1964 del Código Civil), y ese plazo se interrumpe tanto por reclamación judicial como por reclamación extrajudicial o por un reconocimiento de deuda del propio deudor.
El problema no es la vía, es la prueba: demostrar que reclamaste te toca a ti, y un correo que nadie contesta es un mal papel. Por eso el último escalón va por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Si tu comunidad tiene derecho civil propio, los plazos civiles pueden ser otros: pregúntalo antes de dar nada por hecho.
Léete esto antes de copiar el primer prompt
Tres avisos. No están al final del artículo a propósito, porque los tres se refieren a lo que vas a hacer en los próximos cinco minutos.
- Esto no es asesoramiento jurídico. Ni yo soy tu abogado ni lo es un chat. Lo que tienes aquí son plantillas de comunicación comercial para cobrar una factura. En cuanto aparezca un contrato con cláusulas raras, una discusión sobre si el trabajo estaba bien hecho o una cantidad que te duela perder, esto lo revisa un profesional antes de que salga de tu bandeja.
- No pegues datos personales en el chat. Ni el nombre completo de tu cliente, ni su NIF, ni su dirección, ni tu IBAN. Por eso los prompts van con [NOMBRE], [NIF] e [IBAN] entre corchetes: la IA te devuelve la plantilla y los datos reales los escribes tú, en tu ordenador, sobre el texto ya generado.
- La IA se inventa leyes con un aplomo tremendo. Te citará un artículo que no dice eso, un plazo que no existe o un porcentaje redondeado a ojo. Tres de los ocho prompts le prohíben expresamente citar artículos y cifras y te dejan un hueco marcado para que lo rellenes tú con el dato comprobado. No quites esa instrucción.
Los prompts exactos
Aquí tienes los ocho, completos y en orden: todo el proceso de cómo reclamar una factura impagada, de principio a fin. Cópialos tal cual, cambia lo que va [entre corchetes] y lee el resultado antes de enviar nada. Los tienes también en la lista de prompts.
1. Recordatorio amable el día del vencimiento
El objetivo no es cobrar, es dejar constancia sin tensar nada. Muchas facturas se pagan justo aquí, porque de verdad se les había traspapelado.
Eres mi ayudante de administración. Escribe un email breve de recordatorio de pago. Datos: factura número [NÚMERO], emitida el [FECHA DE EMISIÓN], por [IMPORTE] euros, correspondiente a [TRABAJO O SERVICIO], con vencimiento hoy [FECHA DE VENCIMIENTO]. Tono cordial y rutinario, como si lo mandara el departamento de administración: tiene que parecer un aviso de cortesía, no una reclamación. Máximo 90 palabras. Español de España, tuteo. Dame también el asunto. Termina ofreciendo reenviar la factura por si no la localizan e indica que el pago va a la cuenta [IBAN]. No uses signos de exclamación ni las palabras urgente, impago, deuda o reclamación.
2. Segundo aviso a los 15 días
Aquí cambia una cosa: propones una fecha. Y una fecha concreta es muchísimo más difícil de ignorar que un «cuando podáis».
Escribe el segundo aviso de pago de una factura vencida hace 15 días. Datos: factura [NÚMERO] de [FECHA], importe [IMPORTE] euros, concepto [TRABAJO], vencida el [FECHA DE VENCIMIENTO], forma de pago acordada [TRANSFERENCIA / OTRA]. Estructura obligatoria: 1) una frase de contexto sin reproches; 2) un bloque con los datos de la factura, cada dato en su línea; 3) la pregunta directa de si hay algún problema con la factura o con el pago; 4) una propuesta de pago para el [FECHA CONCRETA, dentro de 7 días]. Tono neutro y profesional: ni pidiendo perdón ni acusando. Máximo 130 palabras. Español de España. Dame también el asunto del email.
3. Aviso firme a los 30 días
Fíjate en el punto 3: le prohíbo citar artículos y porcentajes. Es a propósito. La IA se inventa referencias legales con una seguridad pasmosa, y un artículo falso en un correo tuyo te deja en ridículo delante de la gestoría del cliente. Los datos concretos los pones tú, comprobados en el BOE.
Escribe un tercer aviso de pago, ya firme, para una factura vencida hace 30 días. Datos: factura [NÚMERO] de [FECHA], importe [IMPORTE] euros, concepto [TRABAJO], vencimiento [FECHA]. Mi cliente es una empresa o un autónomo, no un consumidor particular. Quiero que el texto: 1) constate los hechos y las fechas sin adjetivos; 2) mencione que, según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, los intereses de demora se devengan de forma automática desde el vencimiento y sin necesidad de aviso previo, y que la ley contempla además una indemnización por costes de cobro; 3) NO cite ningún artículo, porcentaje ni importe concreto: escribe [DATO POR VERIFICAR] donde haría falta una cifra, porque la compruebo yo; 4) pida el pago antes del [FECHA CONCRETA]; 5) cierre ofreciendo hablar por teléfono para buscar una solución si hay un problema de tesorería. Serio y cortés. Ni amenazas ni jerga jurídica de relleno. Máximo 180 palabras. Español de España.
4. Requerimiento previo a la reclamación formal
Este es el que va por burofax. Lleva una instrucción que casi nadie incluye: una invitación real a negociar, no solo un «págame». Luego te explico por qué importa tanto.
Escribe un requerimiento de pago previo a la reclamación formal, pensado para enviarlo por burofax con acuse de recibo. Datos: acreedor [MI NOMBRE O EMPRESA, NIF, DIRECCIÓN], deudor [NOMBRE, NIF, DIRECCIÓN], factura [NÚMERO] de [FECHA], importe [IMPORTE] euros, concepto [TRABAJO], vencida el [FECHA]. Requisitos: identificar con claridad a las dos partes y la deuda; relatar los hechos con fechas y sin valoraciones; requerir el pago en un plazo concreto de [NÚMERO] días naturales desde la recepción; incluir de forma expresa una invitación real a negociar una solución (por ejemplo, un calendario de pagos), no solo la exigencia de pago; y advertir de que, si no hay respuesta, se iniciarán las acciones que correspondan, sin especificar cuáles ni prometer plazos. No inventes artículos de ley, ni nombres de juzgados, ni cuantías de intereses o costas: si falta un dato, escribe [PENDIENTE DE REVISAR CON UN PROFESIONAL]. Tono formal, frases cortas. Español de España.
5. Guion de llamada de 90 segundos
Es el escalón que más cobra y el que más pereza da. El guion existe para que no titubees en los primeros diez segundos, que es donde se pierde la conversación.
Prepárame un guion para una llamada de teléfono de 90 segundos para reclamar una factura impagada. Datos: cliente [NOMBRE], persona con la que hablo [NOMBRE Y CARGO], factura [NÚMERO] de [IMPORTE] euros vencida hace [DÍAS] días. Dame: 1) las dos primeras frases exactas, palabra por palabra, para no titubear al abrir; 2) la pregunta que abre conversación en lugar de cerrarla; 3) tres respuestas preparadas para las tres excusas habituales: «no me ha llegado la factura», «está en el circuito de firmas» y «estamos con un problema de tesorería»; 4) la frase de cierre en la que acordamos una fecha concreta y quedo en mandar un correo confirmándola. Todo en español de España, en lenguaje hablado y natural, nada de frases de manual. Que no suene agresivo en ningún momento y que no pida perdón por llamar.
6. WhatsApp corto
Solo si ya hablabais por ahí. Colarte por WhatsApp con alguien con quien solo te escribes por correo se percibe como invadir, y te juegas el tono de toda la escalera.
Escribe tres versiones de un mensaje de WhatsApp para recordar una factura impagada a [NOMBRE DEL CLIENTE], con quien tengo [MUCHA / NORMAL / POCA] confianza. Factura [NÚMERO], [IMPORTE] euros, vencida el [FECHA]. Cada versión: máximo 45 palabras, en un solo bloque, sin emojis y sin signos de exclamación. La primera muy suave, la segunda neutra y la tercera clara pero educada. En las tres: menciona el número de factura, propón una fecha concreta y termina con una pregunta que se pueda contestar en una línea. Español de España, tuteo.
7. Propuesta de plan de pago fraccionado
Cuando el cliente no te esquiva sino que no puede, esto salva la relación y el dinero. Ojo: la IA se equivoca dividiendo. Pídele la operación y revísala con la calculadora del móvil antes de mandar nada.
Un cliente me debe [IMPORTE] euros de la factura [NÚMERO] y me ha dicho que tiene un problema de tesorería. Escríbeme la propuesta de plan de pago fraccionado en [NÚMERO] plazos, empezando el [FECHA]. Incluye: el importe exacto de cada plazo y su fecha (calcúlalo y muéstrame la operación para que la revise); la condición de que el impago de un plazo deja sin efecto el acuerdo y vence todo lo pendiente; la forma de pago; y la petición de que me lo confirme por escrito respondiendo a este mismo correo. Tono de acuerdo entre profesionales, ni de favor ni de castigo. Máximo 200 palabras. Español de España. Al final, avísame de qué puntos debería revisar un abogado antes de enviarlo.
8. Cláusula de anticipo y condiciones de pago para tus presupuestos
El único de la lista que evita el problema en lugar de apagarlo. Si cobras un anticipo, los impagos grandes desaparecen casi solos. Este texto, antes de usarlo con clientes, que te lo mire tu asesor una vez: luego lo reutilizas siempre.
Redacta un bloque de condiciones económicas para incluir al final de mis presupuestos. Mi actividad es [ACTIVIDAD] y mis clientes son [EMPRESAS / PARTICULARES / AMBOS]. Debe cubrir: anticipo del [PORCENTAJE] % a la aceptación del presupuesto y el resto [AL FINALIZAR / SEGÚN HITOS]; plazo de pago de [NÚMERO] días desde la fecha de factura; forma de pago y titular de la cuenta; validez de la oferta de [NÚMERO] días; qué ocurre si el cliente se retrasa (sin inventar porcentajes ni citar artículos: escribe [PENDIENTE DE REVISAR] donde haga falta un dato legal); y qué NO incluye el precio. Lenguaje claro, frases cortas, cero jerga jurídica. Máximo 250 palabras. Español de España. Termina diciéndome qué puntos debería revisar un asesor.
¿Cuándo dejar de escribir y llamar a un profesional?
La escalera se acaba. Y saber dónde se acaba es media guía, porque el error más caro no es reclamar mal: es seguir mandando correos amables durante ocho meses mientras el plazo corre.
Pasa el asunto a un abogado o a una gestoría de cobros si se da cualquiera de estas tres: mandaste el burofax y no hubo respuesta; el cliente reconoce la deuda pero lleva tres promesas incumplidas; o el importe es lo bastante grande como para que perderlo te haga daño de verdad.
La vía habitual para una deuda dineraria es el procedimiento monitorio. Un detalle que sorprende a todo el mundo: para presentar la petición inicial, la ley procesal no exige abogado ni procurador. Que no haga falta no significa que sea buena idea ir por libre.
Si el deudor se opone, aquello se convierte en un pleito, y ahí sí son preceptivos los dos en cuanto la cuantía pasa de 2.000 euros; lo mismo si hay que ejecutar para embargar. Traducido: la petición la puedes firmar tú, el procedimiento lo lleva un profesional.
Y hay algo reciente que cambia cómo escribes. Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige acreditar un intento previo de negociación —lo que se llama un MASC— para poder acudir al juzgado en asuntos civiles y mercantiles. Cómo se aplica exactamente en el monitorio no está cerrado y los criterios varían entre audiencias, así que esa parte no te la va a resolver ni este artículo ni un chat.
Lo que sí han ido perfilando las resoluciones de los últimos meses es el fondo: un requerimiento que solo dice «págame» no basta como intento de negociación, pero sí cuando va acompañado de una invitación expresa a negociar.
La traducción práctica no es que te hagas jurista. Es esta: guarda todo lo que envíes y que en tus escritos serios se vea una propuesta real de solución, no solo una exigencia. El formato exacto, y si tu caso cumple, que lo decida el abogado.
Lo que la IA hace mal aquí (repásalo antes de enviar nada)
Saber cómo reclamar una factura impagada incluye saber lo que la IA hace fatal. Esta guía te ayuda a redactar, no a decidir:
- Esto no es asesoramiento jurídico. Lo repito aquí porque es lo que más caro sale olvidar. Son plantillas de comunicación comercial. Cualquier cosa con contrato, discusión sobre el trabajo entregado o mucho dinero de por medio, la mira un profesional.
- La IA se inventa leyes. Te citará un artículo que no dice eso, un plazo que no existe o un porcentaje redondeado a ojo. Por eso los prompts le prohíben citar cifras: los datos legales los pones tú después de comprobarlos.
- Verifica el tipo de interés el día que lo uses. El del segundo semestre de 2026 es el 10,40 %, pero se actualiza cada semestre y lo publica el Tesoro en el BOE. Si lo copias de una guía vieja, estás mandando un dato falso con tu nombre debajo.
- Si tu cliente es un particular, la ley de morosidad no le aplica. Mencionársela no te hace parecer más serio: te hace parecer que no sabes de qué hablas.
- No pegues datos personales en el chat. Ni NIF, ni direcciones, ni el nombre completo de tu cliente, ni tu IBAN. Escribe [NOMBRE], [NIF], [IBAN] y los rellenas tú en tu ordenador cuando ya tengas el texto.
- Revisa las cuentas a mano. En el plan de pago fraccionado, la IA divide mal más veces de las que parece. Calculadora del móvil y a comprobarlo.
- No amenaces con nada que no vayas a hacer. Un «procederemos por vía judicial esta semana» que luego no ocurre te deja sin credibilidad para el siguiente mensaje. Y cuidado con amenazar con ficheros de morosos: eso tiene requisitos legales propios y no se decide a la ligera.
- Reléelo en voz alta antes de enviar. La IA tiende a meter una frase de relleno del tipo «entendemos que puede tratarse de un simple olvido» tres veces en el mismo correo. Bórralas. Cuanto más corto, más serio.
Y el aviso que más te va a ahorrar: no mandes ninguno de estos mensajes el mismo día que lo escribes si lo has escrito enfadado. Déjalo en borradores hasta la mañana siguiente. La IA te da el tono, pero el botón de enviar lo aprietas tú.
En resumen
Ya tienes los siete contactos de la escalera, en su orden y con su fecha, más la cláusula de anticipo para que la próxima vez no haga falta ninguno. Eso es cómo reclamar una factura impagada sin perder los nervios ni al cliente: no escribir mejor cuando ya estás quemado, sino escribir a tiempo con el texto ya preparado.
Empieza por el prompt 1 con la factura que tengas más cerca de vencer, y por el 8 con el próximo presupuesto que mandes. Con esos dos ya cambias media historia. Si quieres montar más rutinas de estas sin complicarte, tienes más en nuestra guía de prompts.
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