Tienes un archivo de ventas exportado del TPV con miles de líneas y no lo has abierto nunca. Lo intentaste una vez, viste columnas hasta la letra AF y lo cerraste. Desde entonces decides de memoria: crees saber qué se vende bien y qué cliente te da de comer, pero no lo has comprobado. Y lo que te frena no es el archivo, es que nadie te ha explicado cómo analizar un Excel con ChatGPT sin tener ni idea de datos.
Mientras tanto, ahí dentro hay una referencia ocupando estantería desde marzo sin venderse. Y otra que vendes un montón y te deja céntimos. Las dos cosas están escritas en el archivo.
La buena noticia: no tienes que aprender tablas dinámicas ni fórmulas. Le subes el archivo a ChatGPT, le preguntas en castellano normal y te contesta con números, tablas y gráficos. Con la cuenta gratuita lo puedes hacer hoy mismo, aunque en el plan gratis la subida de archivos y el análisis van con límites de uso: más vale subir un archivo bien preparado que diez a medias.
En esta guía te enseño a analizar un Excel con ChatGPT de principio a fin: cómo sacar el archivo de tu programa, qué datos hay que borrar antes de subirlo (esto es serio y va con sección propia), los siete prompts (las instrucciones que le das a la IA) que uso yo, y cómo comprobar que lo que te contesta es verdad. Los prompts están completos aquí abajo, para copiar y pegar.
Por qué esto importa más de lo que parece
- Dejas de decidir por intuición. La sensación de «esto se vende muy bien» casi nunca coincide con lo que dice la caja.
- Encuentras dinero que ya es tuyo: productos parados que puedes liquidar, referencias con margen ridículo, clientes buenos a los que no llamas hace meses. No hace falta vender más para ganar más.
- Se hace en una tarde y sin pagar nada. Ni consultor, ni programa de informes, ni curso de Excel. Un archivo, un chat y las preguntas correctas.
Lo que necesitas (y lo que no)
ChatGPT, cuenta gratuita
Es la herramienta principal: le subes el archivo, lo lee y hace los cálculos. No instalas nada ni pagas para empezar. El límite real: en la cuenta gratuita la subida de archivos y el análisis de datos funcionan, pero con límites de uso. Cuáles son exactamente cambia cada pocos meses, así que no te fíes de la cifra que leas en un blog: si necesitas el dato, míralo en el centro de ayuda de OpenAI. En la práctica significa que si te pones a probar toda la tarde, lo agotas.
Por eso conviene subir el archivo una vez y hacerle las siete preguntas seguidas en la misma conversación. Sobre el tamaño no te preocupes: el centro de ayuda de OpenAI indica un tope aproximado de 50 MB para hojas de cálculo y CSV (un archivo de texto con los datos separados por comas, que se abre igual que un Excel), y eso a un negocio pequeño le sobra.
Tu TPV o tu programa de facturación
De aquí sale el archivo. Casi todos los programas de caja, facturación o tienda online tienen una sección de informes o exportaciones. El límite real: cada programa lo llama de una manera y no hay una ruta de menús que valga para todos. Busca «Exportar», «Informes», «Descargar» o «Ventas por producto», y pide el periodo más largo que te deje. Si no lo encuentras, pregúntale a quien te vendió el programa: es una consulta de dos minutos.
Una hoja de cálculo cualquiera
Excel, Google Sheets o LibreOffice, el que tengas. No la usas para analizar, solo para abrir el archivo y borrar lo que no debe salir de tu ordenador. El límite real: aquí no vale ocultar columnas, hay que borrarlas. Una columna oculta sigue dentro del archivo y ChatGPT la lee igual.
Lo mismo con las otras pestañas del libro: si en la tercera tienes la lista de clientes con teléfonos, se sube con todo lo demás. Si quieres manejar documentos sin subirlos a ninguna parte, en las herramientas gratuitas que tenemos publicadas hay varias que trabajan dentro de tu propio navegador.
Antes de subir nada: los datos que tienes que quitar
Esta es la parte que casi nadie cuenta y es la más importante. Tu archivo de ventas no es solo tuyo: lleva dentro datos de tus clientes, y esos datos están protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos. Y hay un matiz que se le escapa a mucha gente: el responsable de esos datos sigues siendo tú aunque los procese una herramienta ajena. Subírselos a un chat no le pasa el problema a otro.
La Agencia Española de Protección de Datos tiene publicadas guías sobre inteligencia artificial y protección de datos, y el criterio de fondo es de sentido común: no metas en una herramienta de un tercero datos personales que no necesitas para lo que estás haciendo. Si manejas volumen o tu caso es dudoso, esto lo mira tu asesor, no un artículo.
Lo bueno es que para saber qué producto pierde dinero no necesitas ni un solo nombre. Borra estas columnas antes de subir el archivo:
- Nombre y apellidos o razón social del cliente.
- NIF, DNI o CIF.
- Correo electrónico, teléfono y dirección postal.
- Cualquier dato de pago: números de cuenta y números de tarjeta, aunque salgan parciales.
- Matrículas, números de póliza, números de historia clínica o cualquier código que identifique a una persona concreta.
- Nombres de empleados, si el archivo trae quién cobró cada ticket.
¿Y si necesitas saber quiénes son tus 20 mejores clientes? Sustituye el nombre por un código: CLI-001, CLI-002, CLI-003. Guardas la equivalencia en otro archivo, en tu ordenador y sin subirlo a ningún sitio. ChatGPT te devuelve el ranking con los códigos y tú traduces al final. Se hace en cinco minutos con buscar y reemplazar, y a partir de ahí el archivo ya no identifica a nadie.
Dos cosas más. Trabaja siempre sobre una copia, no sobre el original, no vayas a cargarte una columna que luego necesitas. Y entra en la Configuración de ChatGPT, en el apartado de Controles de datos: ahí está el interruptor que decide si tus conversaciones se usan para entrenar el modelo.
Ahora mismo se llama «Mejorar el modelo para todos», pero el nombre y la ubicación se mueven entre versiones de la app, así que si no lo ves con ese nombre, búscalo dentro de ese mismo apartado. Desactivarlo no convierte el chat en una caja fuerte ni te ahorra anonimizar, pero es el mínimo razonable.
El método paso a paso
Cinco pasos. Los tres primeros son de preparación y parecen los aburridos, pero son justo los que hacen que analizar un Excel con ChatGPT te dé un número fiable en vez de uno bonito e inventado.
Paso 1. Exporta el periodo más largo que puedas
Si exportas un mes, verás un mes. Si exportas dos años, podrás comparar temporadas, ver qué pasa en agosto y saber si este trimestre va bien de verdad o solo lo parece. Excel o CSV, da igual cuál.
Paso 2. Ábrelo y míralo cinco minutos
No hace falta que lo entiendas todo, solo que el archivo tenga una forma sencilla: una única fila de cabeceras arriba, una venta por fila y nada de adornos. Quita las filas de totales que se cuelan en medio, las celdas combinadas y las dos filas en blanco del principio con el logo. Todo eso confunde al análisis. Si el libro tiene varias pestañas, deja solo la que te interesa.
Paso 3. Anonimiza y sube
Lo de la sección anterior. No te lo saltes, tarda menos que un café.
Paso 4. Pregunta primero qué ha entendido
Este paso se lo salta todo el mundo y es el que evita la mayoría de los disgustos. Antes de pedirle ningún análisis, que te diga cuántas filas ha leído, qué significa cada columna y qué periodo cubre. Si dice que ha leído 1.200 filas y tu archivo tiene 4.000, ya sabes que la respuesta siguiente iba a estar mal.
Paso 5. Pregunta de una en una y cuadra un número
No le sueltes las siete preguntas de golpe: una, lees la respuesta, y la siguiente. Así puedes corregirle sobre la marcha («esa columna no es el importe, es el precio sin IVA»). Y antes de tomar ninguna decisión, coge la facturación total que te haya dado y compárala con la que ya conoces.
Si cuadra, sigue. Si no cuadra, para: ha leído algo mal y todo lo demás está construido encima de ese error.
Los prompts exactos para analizar un Excel con ChatGPT
Los siete en orden. Lo que va entre corchetes lo cambias tú. Están pensados para usarlos seguidos, en la misma conversación y con el archivo ya subido.
Antes de pegar el primero, dos cosas que no son opcionales. Una: el archivo que subes va sin nombres, sin NIF y sin teléfonos, tal como está explicado en la sección de arriba. Dos: al analizar un Excel con ChatGPT te vas a topar con que a veces lee solo una parte del archivo y responde igual de convencido, y con que a veces estima en lugar de calcular.
Por eso el primer prompt le pregunta cuántas filas ha leído y el segundo se lo vuelve a preguntar. Si el número baila, o si la facturación total no cuadra con la que ya conoces, para: no tomes decisiones encima de un dato roto.
1. Entender el archivo antes de analizarlo
Te adjunto un archivo de ventas de mi negocio, que es [un bar / una peluquería / una tienda de X]. Antes de analizar nada, límpialo y dime qué tengo entre manos. Quiero saber: cuántas filas y cuántas columnas tiene exactamente, qué significa cada columna y en qué unidad está (euros con IVA o sin IVA, unidades, fechas), qué periodo cubre (fecha más antigua y más reciente), cuántas filas están vacías o duplicadas, y qué problemas de formato ves: fechas en varios formatos, importes con la coma y el punto mezclados, filas de totales metidas en medio, celdas combinadas o texto donde debería haber números. Arregla esos problemas de formato en una copia limpia, sin borrar ninguna venta, y dime exactamente qué has cambiado. Si algo no queda claro, pregúntamelo en vez de suponerlo. Dame el resultado en una tabla de dos columnas (nombre de la columna / qué contiene) y termina diciéndome qué preguntas SÍ se pueden responder con estos datos y cuáles no.
Apunta el número de filas que te dé: es tu control de calidad para todo lo que venga después.
2. Tus 20 mejores clientes y cuánto pesan
Calcula mi facturación total del periodo y dame los 20 clientes que más facturan, con su importe y el porcentaje que supone cada uno sobre el total. Usa [nombre de la columna del importe] como importe y [nombre de la columna del cliente] como cliente. Añade el porcentaje acumulado de esos 20 juntos, dime cuántos clientes distintos hay en total y con cuántos hago el 80% de la facturación. Al final, dime cuántas filas has usado para el cálculo.
Este es el que más sustos da. Descubrir que tres clientes son el 60% de tu facturación no es una buena noticia: es un riesgo que no sabías que tenías.
3. Los productos que están parados
Dame la lista de productos ordenada de menos a más unidades vendidas en el periodo. Marca aparte los que hayan vendido menos de [5] unidades en los últimos 12 meses y los que no se han vendido ni una vez en los últimos [3] meses. De cada uno indícame unidades, facturación total y fecha de la última venta. Preséntamelo en tabla.
Con esa tabla delante ya decides: liquidar, dejar de reponer o cambiarlo de sitio en la tienda.
4. Cuándo vendes de verdad
Analiza la estacionalidad de mis ventas. Dame la facturación por mes, por día de la semana y, si el archivo tiene la hora, también por franja horaria. Señálame los tres periodos más flojos y los tres más fuertes del año. Hazme un gráfico de barras de la facturación por mes y otro por día de la semana.
Sirve para decidir vacaciones, turnos y cuándo no hace falta gastar un euro en publicidad porque ya entra gente sola.
Un apunte sobre los gráficos. Si pides «un gráfico» a secas, te devuelve cualquier cosa. Díselo con detalle: qué tipo quieres (barras para comparar meses o productos, línea para ver la evolución en el tiempo), qué va en cada eje, que escriba el valor encima de cada barra, en qué orden lo quieres y que te lo deje descargable como imagen si lo vas a llevar a una reunión. Y ten presente una cosa: el gráfico es un dibujo de la tabla, no una comprobación de la tabla. Si los números están mal, el gráfico sale precioso y sigue estando mal.
5. Comparar con el año pasado sin engañarte
Compara [mes y año] con [el mismo mes del año anterior]: facturación, número de tickets o pedidos, ticket medio y unidades vendidas. Dame la diferencia de cada dato en euros y en porcentaje. Después explícame en lenguaje llano qué ha cambiado en realidad: si vendo a más gente, si la misma gente gasta más, o si toda la diferencia la mueve un solo producto o un solo cliente.
La última frase es la importante. Un mes puede subir un 20% por un pedido gordo que no se va a repetir, y eso no es que el negocio vaya mejor.
6. El margen, que es donde está el dinero
Te paso una segunda tabla con mis costes por producto. Crúzala con el archivo de ventas, calcula el margen por unidad y el margen total de cada producto (facturación menos coste) y ordénalos de mejor a peor margen total. Marca los que vendo mucho pero dejan poco margen y los que dejan buen margen pero casi no vendo. Si un producto no aparece en mi tabla de costes, NO estimes su coste: déjalo como «sin coste» y dímelo.
Aquí va el aviso más importante: ChatGPT no sabe lo que te cuestan las cosas. Los costes se los das tú, aunque sea a ojo y en una tabla de dos columnas. Si le dejas el hueco, se los inventa con una cifra que suena razonable y no lo es.
7. Conclusiones y decisiones, no un informe bonito
Con todo lo que hemos analizado, resume el periodo en 5 conclusiones concretas, cada una con el número que la respalda, y 3 decisiones que pueda tomar el mes que viene. Tienen que poder ejecutarse en [mi tipo de negocio] sin invertir dinero y sin contratar a nadie. Nada de consejos genéricos: si me dices que suba precios, dime de qué producto y cuánto; si me dices que llame a un cliente, dime a cuál y por qué.
Guarda esa respuesta y ábrela dentro de un mes: es la única forma de saber si el análisis sirvió de algo. Si quieres montarte una rutina fija, en nuestra guía de prompts paso a paso tienes más ejemplos organizados por tarea.
Dónde se equivoca, y cómo pillarlo
Si esta guía solo te contara lo que sale bien, te estaría haciendo un flaco favor. Esto es lo que falla de verdad cuando te pones a analizar un Excel con ChatGPT:
- A veces analiza solo una parte del archivo y no te lo dice. Con archivos grandes o desordenados se queda con un trozo y responde tan tranquilo. Por eso el prompt 1 pregunta cuántas filas ha leído y el 2 lo vuelve a preguntar. Si el número no coincide, pídele que revise el archivo entero o pártelo en dos.
- Se equivoca con los números, sobre todo cuando estima en vez de calcular. Cuadra siempre un total con un dato que ya conozcas. Si un porcentaje te chirría, dile «recalcula esto y enséñame cómo lo has hecho».
- Rellena huecos con inventos. Si le falta un dato tiende a completarlo en vez de decir «no lo sé». La defensa es escribirlo en el propio prompt: «si no tienes el dato, dímelo y no lo estimes».
- Archivos sucios, resultados sucios. Celdas combinadas, fechas en tres formatos distintos, importes con la coma y el punto mezclados, subtotales en medio. Cinco minutos de limpieza valen más que el mejor prompt.
- No sustituye a tu gestor. Esto es análisis para decidir en tu negocio, no contabilidad ni fiscalidad. Los números oficiales salen de tu gestoría.
- Los datos personales no se desuben. Puedes borrar el archivo y borrar la conversación, y deberías hacerlo, pero a esas alturas ese archivo ya ha salido de tu ordenador y ha pasado por un servidor que no es tuyo. Por eso la anonimización va antes, no cuando te acuerdas.
- No es el único que sabe hacerlo. Otros asistentes leen hojas de cálculo con resultados parecidos, y a veces uno se atasca donde otro no. Si quieres comparar, tenemos una guía sobre qué IA conviene para cada tarea.
Y un aviso que no es técnico sino de cabeza: el análisis no decide por ti. Te dirá que el producto X deja un 4% de margen. Que lo quites de la carta, lo subas de precio o lo mantengas porque es el que trae gente, eso lo sabes tú y no lo sabe ningún modelo.
Empieza esta semana con el archivo que ya tienes
No montes un sistema. Exporta las ventas de los últimos 24 meses, borra las columnas con datos de clientes, sube el archivo y hazle las siete preguntas seguidas. En una hora larga vas a saber qué producto te está haciendo perder dinero, qué clientes te sostienen el negocio y qué semanas del año conviene no tener a nadie de vacaciones. Justo lo que llevas meses intuyendo sin poder demostrarlo.
Repítelo el mes que viene con el archivo actualizado y dejará de ser una curiosidad: será tu reunión mensual con los números. Aprender a analizar un Excel con ChatGPT es de esas cosas que se hacen una vez y se usan siempre. Si te ha sabido a poco, en la colección de guías de prompts tienes más flujos como este listos para copiar.
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