Crear un Gem en Gemini: entrena una IA con la información de TU negocio y deja de repetirle el contexto

Abres Gemini por vigésima vez esta semana y por vigésima vez escribes lo mismo: que tienes un taller, que trabajas tú solo, que tus clientes son gente del barrio y que no quieres sonar a folleto de multinacional. Cada conversación empieza de cero, contigo haciendo de secretario de ti mismo. Eso tiene arreglo, y el arreglo se llama crear un Gem en Gemini.

Lo peor no es el tiempo que pierdes tecleando el contexto. Es que al tercer día te da pereza y escribes la mitad. Entonces la IA te devuelve un texto genérico que no se parece nada a cómo hablas tú, lo tiras a la papelera y acabas convencido de que esto no sirve para tu negocio.

La buena noticia es que se arregla en una tarde. Un Gem es un asistente que configuras una sola vez y se queda ahí: le pones nombre, le escribes las instrucciones y le subes tus archivos (tarifas, catálogo, preguntas frecuentes). A partir de ese momento lo abres y vas al grano. Y funciona con la cuenta gratuita de Gemini: Google abrió los Gems a las cuentas gratuitas en marzo de 2025, así que pagar cambia el modelo y los límites de uso, no el derecho a tener tus propios Gems.

En esta guía te enseño a crear un Gem en Gemini de principio a fin y a montar los tres asistentes que un negocio pequeño usa todas las semanas: el de atención al cliente, el de presupuestos y el de contenidos. Con los prompts (las instrucciones que le das a la IA) completos, listos para copiar y pegar. Y con la parte que casi nadie te cuenta: qué hacer cuando el Gem responde mal.

Por qué esto te importa aunque no seas de informática

• Dejas de repetirte. Si escribes cinco mensajes al día y en cada uno pierdes dos minutos explicando quién eres, son más de tres horas al mes tirándole contexto a una máquina que se lo olvida al cerrar la pestaña.
• Las respuestas dejan de ser de catálogo. Un Gem con tu tarifa dentro te da precios tuyos, no precios inventados. Un Gem con tres emails tuyos escribe como escribes tú, no como un community manager de 2018.
• Se lo puedes pasar a otra persona. El día que entra alguien nuevo, o cuando te vas una semana, le pasas el enlace del Gem y contesta con el mismo criterio. Es lo más parecido a documentar tu forma de trabajar sin escribir un manual.

Qué es un Gem y en qué se diferencia de un chat normal

Un chat normal es una conversación suelta. Le cuentas cosas, te responde, cierras la ventana y ahí muere todo. Al día siguiente, vuelta a empezar. Un Gem es esa misma conversación pero con la primera parte ya escrita y guardada para siempre.

Tiene tres piezas: un nombre (para encontrarlo), unas instrucciones (quién es, qué hace, qué no hace y en qué formato responde) y una base de conocimiento opcional, que son archivos tuyos que puede consultar.

La diferencia práctica: en vez de un ayudante que no te conoce, tienes tres ayudantes especializados esperando en el menú. Uno contesta clientes, otro monta presupuestos, otro escribe. Cada uno con sus propias normas.

Ojo con una cosa desde el minuto uno: un Gem no aprende de las conversaciones que tienes con él. No va mejorando solo. Lo único que sabe es lo que tú has escrito en las instrucciones y lo que hay en los archivos. Si responde mal, no es que necesite práctica: es que las instrucciones están flojas.

Lo que necesitas (y lo que no)

Para crear un Gem en Gemini no hace falta instalar nada, ni pagar nada, ni entender una sola palabra técnica. Esto es todo lo que necesitas.

Gemini, la IA de Google

Con una cuenta de Google normal te sobra. Los Gems fueron durante un tiempo cosa de las cuentas de pago, pero Google los abrió a las cuentas gratuitas en marzo de 2025. Si tienes Gmail, ya puedes montarlos. Si quieres una vista general de qué hace esta herramienta y en qué se le da bien, tienes la ficha completa de Gemini.

Límite real: los Gems se crean, se editan y se borran solo desde el ordenador, en gemini.google.com. Desde la app del móvil puedes usarlos, pero no montarlos ni cambiarlos. Lo dice la ayuda oficial de Google y seguía siendo así cuando comprobamos esta guía, en julio de 2026. Así que siéntate un rato en el ordenador para la parte de configuración.

Tus archivos: la base de conocimiento

Es la parte que convierte un asistente genérico en el asistente de tu negocio. Aquí van cosas como la tarifa de servicios, el catálogo, la hoja de preguntas frecuentes, las condiciones de venta o un documento con tu tono de voz.

Límite real: hasta 10 archivos por Gem, y cada archivo hasta 100 MB (el mismo tope que Gemini aplica a los documentos que le subes en un chat). Suena a mucho, pero da para un puñado de documentos de referencia, no para toda la carpeta del negocio. Elige poco y bueno: tres documentos limpios funcionan mejor que diez cochambrosos.

Detalle importante que casi nadie menciona: Google explica que, cuando el archivo viene enlazado desde Drive, el Gem usa siempre la última versión de ese documento. Si en cambio subes un PDF o un Word desde el ordenador, se queda la foto fija del día que lo subiste. Si tus precios cambian cada temporada, ponlos en una hoja de Sheets y ahórrate el disgusto.

Aviso importante antes de subir nada: en la base de conocimiento no van datos de clientes. Nada de listados con nombres, teléfonos, direcciones, DNI o NIF, matrículas, historiales ni datos bancarios. Ahí van documentos del negocio: tarifas, condiciones, catálogo, procedimientos y preguntas frecuentes.

Lo que subes sale de tu ordenador y se queda alojado en un servicio de Google, y tú sigues siendo el responsable de esos datos ante la persona que te los confió. Si necesitas que el Gem trabaje un caso concreto, pégalo en el chat quitando antes lo que identifique a nadie: «cliente A», «vehículo 1». Y si en tu negocio manejas datos personales a diario, esto lo hablas antes con quien te lleve la protección de datos, no después.

ChatGPT, si es lo que ya usas

Tiene dos equivalentes. Los GPTs personalizados son lo más parecido a un Gem, con instrucciones y archivos. Los Proyectos son una carpeta con instrucciones propias y archivos compartidos entre todos los chats que metas dentro.

Límite real: crear o editar un GPT personalizado requiere un plan de pago. Los Proyectos, en cambio, sí están disponibles en la cuenta gratuita, aunque con menos archivos. Si no quieres pagar nada y ya vives dentro de ChatGPT, usa Proyectos. Tienes más contexto en la ficha de ChatGPT, y si dudas entre una y otra, en qué IA usar según la tarea lo comparamos sin postureo.

Cómo crear un Gem en Gemini paso a paso

Crear un Gem en Gemini te va a llevar quince minutos el primero. Los siguientes, cinco.

• Prepara los archivos antes de empezar. Un documento con tu tarifa, otro con las preguntas que más te hacen y sus respuestas. Guárdalos en Drive. Sin datos de clientes dentro, que luego hablamos de eso.
• Entra en gemini.google.com desde el ordenador. En el menú lateral izquierdo busca la sección de Gems. Según la versión que te haya tocado aparece como «Gems», «Explorar Gems» o «Descubrir Gems»; si el menú está plegado, ábrelo con el icono de las tres rayas de arriba a la izquierda.
• Pulsa el botón de crear uno nuevo. Verás también los Gems que trae Google de serie. Ignóralos de momento, no son tu negocio.
• Ponle nombre. Descriptivo y aburrido: «Atención al cliente – Taller Martínez». Dentro de dos meses tendrás cinco y te lo agradecerás.
• Pega las instrucciones. Es el campo grande. Ahí van los prompts que te doy más abajo, con tus datos entre corchetes rellenados.
• Añade los archivos de conocimiento. Desde el ordenador o desde Drive, en el apartado de conocimientos.
• Pruébalo en la vista previa antes de guardar. Hazle tres preguntas de las difíciles, de esas que te hacen los clientes tocanarices. Si contesta regular, corriges las instrucciones ahí mismo.
• Guarda. Ya te aparece en el menú lateral, también en el móvil, para usarlo cuando quieras.

Si el menú no está exactamente donde te digo, no te agobies: Google mueve los botones de sitio cada pocos meses. Busca la palabra «Gems» en la barra lateral y la encontrarás.

Los prompts exactos

Los tres primeros son las instrucciones que van dentro del Gem, en el campo grande. Los tres últimos se escriben en un chat normal o en el propio Gem, para afinarlo y ponerlo a prueba. Cambia lo que va entre corchetes.

Una cosa que no debes tocar: las reglas que obligan al Gem a escribir [PENDIENTE] o [PRECIO A CONFIRMAR] cuando le falta un dato. Sin esa orden explícita, un Gem rellena el hueco con lo que le parece razonable y te suelta un precio o un plazo inventado con toda la seguridad del mundo. Tener tus archivos dentro reduce mucho ese riesgo, pero no lo elimina.

1. Instrucciones para el Gem de atención al cliente

Eres el asistente de atención al cliente de [nombre del negocio], [tipo de negocio] en [ciudad]. Escribes en español de España, tuteando, con frases cortas y sin florituras.
Tu trabajo es redactar respuestas a mensajes de clientes que llegan por email y por WhatsApp.
Reglas que no puedes saltarte:
1. Los precios, horarios, plazos y servicios los sacas SOLO de los archivos de la base de conocimiento. Si un dato no está ahí, escribes [PENDIENTE: confirmar] en su sitio y sigues. No lo deduces ni lo aproximas.
2. No prometes descuentos, ni regalos, ni fechas de entrega que no estén en mis documentos.
3. Si el cliente está enfadado: primero reconoces el problema con una frase, después explicas qué vas a hacer, y nunca discutes.
4. Terminas siempre con una pregunta concreta o una propuesta de siguiente paso.
5. Máximo 120 palabras si es para WhatsApp, 180 si es para email.
Antes de responder, si te falta un dato clave (qué servicio, qué fecha, qué modelo), pregúntamelo a mí en vez de inventarlo.
Formato: mensaje listo para copiar y pegar, sin explicaciones tuyas alrededor.

💡 Este prompt es una versión corta. La carta The Orchestrator de Invokard lo hace completo y es gratis — consíguela.

2. Instrucciones para el Gem de presupuestos

Antes de usar este: el Gem no es una calculadora. Los modelos de lenguaje se equivocan sumando y multiplicando más de lo que parece, sobre todo con muchas partidas. Este prompt sirve para que no te dejes ninguna línea y para redactar rápido, no para que el número final salga solo. Repasa tú los precios y las sumas de cada presupuesto antes de que salga por la puerta.

Eres el ayudante de presupuestos de [nombre del negocio], [sector]. Trabajas con la lista de tarifas y los presupuestos anteriores que tienes en la base de conocimiento.
Cuando te pase las notas de una visita, una llamada o un encargo, me devuelves:
1. Un presupuesto por partidas: concepto, unidades, precio unitario y total de cada línea.
2. Un apartado «Qué incluye» y otro «Qué NO incluye», con los extras típicos que suelen dar problemas.
3. Condiciones de pago y validez de la oferta.
Reglas:
– Los precios salen de mi tarifa. Si un concepto no aparece en ella, lo marcas como [PRECIO A CONFIRMAR]. Jamás te lo inventas ni lo estimas «por lo que suele costar».
– No apliques descuentos salvo que yo te lo pida.
– Escribe siempre al final esta línea: «Revisa las sumas antes de enviar».
– Si mis notas son ambiguas o falta información, haz las preguntas necesarias antes de montar nada.
Formato: tabla de partidas y después los apartados en texto. Lenguaje claro, cero adjetivos comerciales.

3. Instrucciones para el Gem editor de contenidos

Eres el editor de contenidos de [nombre del negocio]. Mi cliente ideal es: [quién es, qué problema tiene, qué le preocupa justo antes de decidirse a comprar. Tres líneas].
Escribes en español de España, tuteando, con frases cortas y párrafos de tres líneas como mucho.
Cuando te pida un texto (publicación, email, descripción de servicio, cartel, texto de la web), lo montas así:
1. Empiezas por el problema concreto del cliente, no por mi negocio ni por mis años de experiencia.
2. Explicas la solución con un ejemplo real y reconocible del sector.
3. Cierras con una acción concreta y fácil de hacer.
Prohibido: «en el mundo actual», «apostamos por la calidad», «soluciones a medida», «revolucionario», adjetivos vacíos y más de un emoji por texto.
Usa el documento de tono de voz de la base de conocimiento como referencia de cómo hablo yo.
Antes de escribir, si no sabes a qué canal va el texto ni cuánto tiene que medir, pregúntamelo.

4. Revisa mis instrucciones y dime qué falta

Te pego las instrucciones que he escrito para un asistente de IA de mi negocio. Actúa como alguien que va a intentar cumplirlas al pie de la letra y busca por dónde hacen agua.
Dime:
1. Qué frases son ambiguas y de cuántas formas distintas se pueden entender.
2. Qué información me falta por darte para que puedas hacer bien el trabajo.
3. Qué reglas se contradicen entre ellas.
4. Qué situaciones no están cubiertas: un cliente enfadado, un dato que no tengo, una pregunta fuera de tema, alguien pidiendo un descuento.
5. Una versión reescrita de las instrucciones, más corta y más concreta que la mía.
No me digas que están bien por quedar bien. Búscame los fallos.
Instrucciones: [pega aquí tus instrucciones]

5. Convierte mi forma de escribir en instrucciones

Te paso tres respuestas reales que he escrito yo a clientes. No las mejores: quiero que saques de ahí cómo escribo.
Analiza:
– Longitud media de mis frases y de mis mensajes.
– Si tuteo o trato de usted, y si soy constante.
– Palabras y expresiones que repito.
– Cómo empiezo y cómo cierro los mensajes.
– Qué no hago nunca: emojis, exclamaciones, tecnicismos, despedidas largas.
Con eso, escríbeme un bloque de instrucciones de tono de voz, redactado en segunda persona («Escribes así…»), de 200 palabras como mucho, listo para pegar en el campo de instrucciones de un asistente.
Texto 1: [pega tu email o mensaje]
Texto 2: [pega otro]
Texto 3: [pega otro]

6. El examen: diez preguntas usando solo la base de conocimiento

Te voy a hacer diez preguntas de las que me hacen los clientes cada semana. Contéstalas usando ÚNICAMENTE los archivos que tienes en la base de conocimiento.
Reglas del examen:
– Si la respuesta está en los archivos, contéstala y dime en qué documento y en qué apartado la has encontrado.
– Si NO está, escribe exactamente «No está en la base de conocimiento» y no rellenes el hueco con lo que te parezca razonable.
– No uses lo que sepas de otros negocios parecidos al mío.
Preguntas:
1. [pega tu pregunta]
2. [pega tu pregunta]
3. [y así hasta diez]

Este último es el más importante de los seis y es el que casi nadie hace. Si el Gem se inventa dos de las diez respuestas, ya sabes que no puedes fiarte todavía: o le falta un documento, o las instrucciones no son lo bastante tajantes. Si quieres más plantillas de este estilo, en la colección de guías de prompts las tienes ordenadas por tarea.

Límites y avisos: lo que un Gem no hace

Aquí va la parte incómoda, que es la que te va a ahorrar disgustos.

• No subas datos de clientes a la base de conocimiento. Lo repetimos porque es lo más fácil de hacer mal: nada de listados con nombres, teléfonos, NIF, historiales o direcciones. Documentos del negocio sí, ficheros de personas no. Si necesitas que trabaje con un caso concreto, pégalo en el chat sin los datos identificativos.
• El Gem sigue inventando si le dejas hueco. Tener archivos dentro reduce mucho las meteduras de pata, pero no las elimina. Por eso las instrucciones incluyen la orden explícita de escribir «PENDIENTE» en vez de rellenar. Sin esa regla, se lo inventa con toda la seguridad del mundo.
• Los archivos subidos no se actualizan solos. Un PDF que subiste en enero seguirá diciendo los precios de enero en octubre. Los Docs y Sheets enlazados desde Drive sí se refrescan. Ponte un recordatorio para revisar la base de conocimiento cada trimestre.
• Instrucciones larguísimas no son mejores instrucciones. Si le escribes tres folios de normas, empezará a saltarse las de en medio. Media página bien apretada, con reglas concretas y verificables, funciona mucho mejor que un tratado.
• Nada sale sin que lo leas tú. Ni un presupuesto, ni una respuesta a un cliente, ni un texto para la web. El Gem redacta; la responsabilidad de lo que se envía es tuya. Y en presupuestos, comprueba las sumas: los modelos de lenguaje se equivocan calculando más de lo que parece.
• Los menús cambian. Google reorganiza la interfaz de Gemini cada pocos meses, así que los nombres de los botones pueden no coincidir con lo que lees aquí. Los pasos de esta guía están comprobados en la ayuda oficial de Google en julio de 2026. Si algo no está donde te digo, busca la palabra «Gems» en la barra lateral en vez de darte por vencido.
• No es un empleado ni un asesor. Para temas fiscales, laborales o legales, un Gem te ayuda a ordenar preguntas y a entender un documento, pero la decisión y la firma siguen siendo cosa de tu gestor o tu abogado.

Empieza por uno solo

Error típico: montar los tres Gems de golpe un domingo por la tarde, no usar ninguno y olvidarse. Monta el de atención al cliente, que es el que más veces al día te va a servir, y úsalo dos semanas. Cada vez que su respuesta no te valga, no lo corrijas en el chat: vete a las instrucciones y añade la regla que faltaba.

En quince días tendrás un asistente que se parece bastante a cómo trabajas tú. Y ese es el objetivo de crear un Gem en Gemini: no que la IA sea más lista, sino que sepa quién eres para que tú dejes de explicárselo cada mañana. Cuando ese primero funcione, los otros dos te llevarán cinco minutos cada uno.

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